Allmänna villkor

2. När ska ett företag ha allmänna villkor?

Allmänna villkor är ett bra sätt för ett företag som vill effektivisera sin verksamhet och slippa formulera enskilda villkor inför varje enskilt avtalsslut. Genom att hänvisa till de allmänna villkoren i ett enskilt köpeavtal blir själva köpeavtalet mindre omfattande och tid sparas i verksamheten. Det är även fördelaktigt eftersom det ger företaget en bättre överblick över vilka villkor som tillämpas gentemot kunderna i förhållande till om dessa skulle utformas individuellt inför varje nytt avtal. Ett företag bör således ha allmänna villkor om de bedriver en verksamhet som sluter många avtal där det inte är nödvändigt att formulera enskilda avtalsvillkor inför varje avtalsslut. Ett vanligt exempel på detta är ett företag med e-shop på nätet, levererar konsultuppdrag inom IT mm. Det är även nödvändigt om du som företag tillhandahåller en applikation, där en användare får godkänna de allmänna villkoren vid nedladdningen som sedan gäller under hela tiden som applikationen nyttjas.

3. Vad är fördelen med allmänna villkor?

Allmänna villkor är avsedda att vara tillämpliga på alla avtal som företaget sluter, antingen med konsumenter eller med andra näringsidkare. Ett kundavtal är ett avtal mellan företaget och kunden, och reglerar alla villkor som ska gälla mellan de två parterna (såsom pris, kvantitet, leveransvillkor etcetera). Fördelen med att ha allmänna villkor är att företaget, som tidigare nämnts, slipper formulera dessa avtalsvillkor inför varje nytt avtal som sluts. Detta sparar både tid och pengar, och minimerar även riskerna för att någon klausul i avtalet blir fel. Allmänna villkor fungerar således väldigt bra som komplement till kundavtal.

4. Vad ska jag tänka på vid allmänna villkoren för konsulttjänster?

Konsultuppdraget kan vara tills vidare, tidsbestämt eller för ett specifikt projekt. Det viktiga är dock att ha i åtanke att det under ett sådant uppdrag kan komma situationer där företaget behöver ändra i de allmänna villkoren (till exempel på grund av att lagen har ändrats eller det i övrigt finns skäl för ändringar). Därför kan det vara bra att ha med en klausul som föreskriver att de allmänna villkoren gäller tills vidare, men att företaget förbehåller sig rätten att under pågående avtalsperiod ändra i villkoren utan att godkännande krävs från den andra parten. Dessutom är allmänna villkor vanligt förekommande inom konsultbranschen. Därför kan det vara bra att du vid avtalsförhandlingarna informerar om att du vill att just dina avtalsvillkor ska gälla, för att undvika en situation med kolliderande avtalsvillkor.

5. Hur fungerar det för molntjänster eller appar?

För leverans och service av molntjänster och appar mm. brukar man skriva Saas-avtal respektive SLA-avtal. De avtalen fungerar ungefär som allmänna villkor men är specifikt anpassade för digitala tjänster.

6. Räcker det med att ha de allmänna villkoren på hemsidan för att de ska vara giltiga?

Svaret på denna fråga är – det beror på. Det finns ett generellt krav på att allmänna avtalsvillkor ska ha kommit till motpartens kännedom för att vara giltigt. Rent allmänt räcker det med att ett åberopande av allmänna avtalsvillkor sker, och att dessa är tillgängliga för motparten och rimliga till sitt innehåll. Om en motpart inte har kännedom om avtalsvillkoren eller på annat sätt inte har tillgång till dessa måste de översändas. Dessutom krävs översändande av avtalsvillkoren om de på något sätt är betungande eller oväntade för motparten. I vissa fall behöver inte hänvisningar till de allmänna villkoren ske, till exempel mellan parter som står i ständig affärsförbindelse med varandra. Det skulle i ett sådant fall vara överflödigt om parterna inför varje avtalsslut hänvisade till sina allmänna villkor.

Generellt kan alltså sägas att så länge avtalsvillkoren finns lättillgängliga på hemsidan, är rimliga till sitt innehåll, och på något sätt hänvisas till innan avtalet är slutet är de allmänna villkoren giltiga. Hänvisning kan exempelvis ske genom att företaget skriver: ”genom att bekräfta godkänner du även de allmänna villkoren”, med en länk till dessa eller som bilaga till ett kundavtal.

7. Hur ska allmänna villkor beröra GDPR?

Dataskyddsförordningen (GDPR) gäller för alla företag, föreningar, myndigheter och privatpersoner som tillhandahåller personuppgifter. Det innebär att den som bedriver en näringsverksamhet som på något sätt behandlar personuppgifter måste förhålla sig till denna. Enligt GDPR ska den registrerade få information om att dennes personuppgifter behandlas. Detta ska ske i samband med att personuppgifterna samlas in, men också om personen begär det. Vanligtvis beskrivs personuppgiftsbehandlingen i en personuppgiftspolicy, men ibland kan vissa delar också finnas med i de allmänna villkoren. Här kan du läsa mer om vilken information som bör finnas med i en sådan informationstext.

8. Finns det bra mallar för allmänna villkor och när går det bra att använda sådana?

På nätet finns ett flertal mallar till allmänna villkor, både att köpa och gratismallar. Tänk däremot på att ett företags allmänna avtalsvillkor alltid måste vara noggrant anpassade till just den typ av verksamhet som ett företag bedriver. Innehållet i de allmänna villkoren skiljer sig till exempel mellan försäljning av produkter och tjänster, och huruvida dina kunder är konsumenter eller andra näringsidkare. Dessutom kan du som näringsidkare inte själv bestämma vilka villkor som ska gälla för just din verksamhet. Det innebär att mallar för avtalsvillkor i de flesta fallen inte är att rekommendera. Utöver detta är det viktigt att komma ihåg att många allmänna villkor är upphovsrättsskyddade. Därmed avråder vi starkt från att kopiera från andra företag.

9. Ska allmänna villkoren vara på engelska eller svenska?

Svaret på denna fråga beror till stor del på vilken marknad ni levererar till. Om ni till exempel säljer konsulttjänster eller produkter i en e-shop i enbart Sverige räcker det gott med allmänna villkor på svenska. Om ni däremot säljer till marknader i utlandet kan det vara bra att skriva villkoren på engelska och/eller på marknadens eget språk (danska, tyska, franska etc.).

10. Vad är fördelen med att låta en jurist skriva allmänna villkor?

Eftersom de allmänna villkoren kommer tillämpas på alla avtal som sluts i verksamheten är det viktigt att klausulerna är välformulerade och tydliga för att undvika eventuella problem.

Genom att låta en jurist författa dina allmänna villkor kan du säkerställa att villkoren inte strider mot några bestämmelser i exempelvis konsumentköplagen eller konsumenttjänstlagen. Dessutom rekommenderar Sveriges kommuner och regioner att informationen om hur personuppgifterna behandlas enligt GDPR alltid granskas av en jurist för att säkerställa att de följer GDPR:s krav.

Vi på Enkla Juridik formulerar gärna dina allmänna villkor åt dig till ett fast pris. Vi kan skriva allmänna villkor på både engelska och svenska. Vid andra språk tar vi hjälp av en översättningsbyrå. Välkommen att höra av dig till oss för en kostnadsfri första kontakt med jurist!