Saas-avtal

1. Vad är ett Saas-avtal?

Ett Software as a Service-avtal (Saas-avtal) är ett avtal som reglerar användningen av en digital mjukvarutjänst som ett företag tillhandahåller. Syftet med Saas-avtalen är att upprätta individuellt anpassade avtal för företagets kunder på ett effektivt sätt. Eftersom varje enskilt kundavtal är unikt, varierar avtalens utformning utefter sektor och företag. Oftast föreligger det en prenumerationstjänst till grund för avtalet. Det innebär att kunden köper ett abonnemang för en mjukvarutjänst, och avtalet ska i sin tur reglera tjänstens ramar, företagets skyldigheter gentemot kunden samt abonnemangets varaktighet.

2. Vad är syftet med Saas-avtal?

Ändamålet med Saas-avtal är främst att tillåta användare att ansluta sig till och använda molnbaserade applikationer och tjänster över internet. Genom Saas-tjänsten tillhandahålls oftast en komplett mjukvarulösning från en molntjänstleverantör till en kund. Tjänsterna varierar från avtal till avtal, men kan inkludera: personlig underhållning såsom streamingtjänster, avancerade IT-tjänster samt exempelvis arbetsredskap såsom Microsoft Word.

Tillhandahållaren av Saas-tjänsten ombesörjer den tekniska utvecklingen, uppdateringar och underhåll av programvaran. Därmed kan användaren tryggt börja nyttja Saas-lösningen så fort ett konto skapas hos leverantören.

3. Vad är skillnaden mellan ett licensavtal och ett Saas-avtal?

Ett licensavtal innebär att licenstagaren har rätt att bruka en viss immateriell rättighet – såsom ett patent, varumärke, mönster eller annat upphovsrättsligt skyddat ting. Genom licensavtalet får användaren rätten att nyttja en immateriell rättighet genom att installera och använda programvaran på sin hårdvara, vanligtvis med vissa restriktioner och villkor. Hur licensavtal utformas är upp till parterna själva, eftersom det inte finns några specifika regleringar på avtalets utformning.

Ett Saas-avtal innebär däremot att användaren får åtkomst till programvaran som en molnbaserad tjänst utan att installera programvaran på sin hårdvara. Istället för att installera programvaran på sin hårdvara får användaren åtkomst till SaaS-tjänsten via molnet genom sin webbläsare. Avtalet utgör i regel en prenumeration genom vilken kunden kan nyttja systemet som en tjänst, snarare än en immaterialrättslig rättighet. Saas-avtalets konstruktion brukar innebära att kunden ska skapa ett konto i tjänsten och på så sätt få behörighet att nyttja den.

4. Finns det färdiga mallar som jag kan utgå ifrån? (som t.ex. branschorganisationer tillhandahåller)?

Det finns digitala mallar på både engelska och svenska som kan användas för olika typer av tjänster, beroende på vilka behov du har. Notera att det är viktigt att mallarna passar tjänsten du säljer. Oftast krävs en hel del handpåläggning av en affärsjurist. Kontakta oss om du vill ha hjälp.

5. Vad bör ett välskrivet Saas-avtal innehålla?

Ett välskrivet Saas-avtal kännetecknas av en detaljerad och utförlig beskrivning av tjänsten som tillhandahålls. Beskrivningen utgör grunden för vilka krav kunden kan ställa och vilka förväntningar kunden kan ha på den Saas-tjänst som erbjuds. En välskriven tjänstebeskrivning som sätter tydliga gränser om innehållet i lösningen minskar även risken för eventuella rättsliga tvister, vilket är fördelaktigt för den som tillhandahåller tjänsten. Vidare ska det tydligt framgå vilka delar av avtalet som kan ändras, och varför – exempelvis villkor för att avsluta avtalet, samt eventuella ändringar som kan göras i tjänsten.

Nedan följer punkter som ett välskrivet Saas-avtal bör innehålla:

• Hur kundens personuppgifter och sekretess kommer att behandlas (helst genom ett personuppgiftsbiträdesavtal),
• Vilka tjänster som tillhandahålls samt ramarna för dessa tjänster,
• Hur/för vilka ändamål kunden kan nyttja tjänsten,
• Hur många användare som kan ingå i abonnemanget,
• Abonnemangets varaktighet och villkor för uppsägning,
• Om, hur och när bolaget kan ändra villkoren i avtalet samt
• Prissättning och fakturering av abonnemanget.

OBS! Denna lista är inte uttömmande.

6. Hur ska underhåll av tjänsten regleras?

Underhåll av tjänsten ska regleras genom ett så kallat ‘Service Level Agreement’ (SLA-avtal), vilket tillhandahålls av många leverantörer av Saas-lösningar. Detta avtal bör, bland annat, reglera följande: tillgängligheten av tjänsten, hur lång tid som får förflyta innan avhjälpning av eventuella fel ska äga rum, hur snart ett eventuellt fel bör åtgärdas samt hur många fel som får förekomma under en viss angiven tid. Ett brott mot SLA-avtalet leder normalt till vite, skadestånd eller en rätt för kunden att frånträda avtalet och avsluta tjänsten. Det är viktigt att alla dessa detaljer och villkor tydligt framgår i SLA-avtalet för att undvika framtida rättsliga tvister om eventuella fel i tjänsten uppstår.

7. Hur ska avtalet förhålla sig till GDPR?

I ett Saas-avtal kan uppgifter som direkt eller indirekt är hänförliga till en viss person användas – vare sig det är en kund, en anställd eller tredje part. Sådan information klassas som personuppgifter, och innebär att din verksamhet måste upprätta ett PUB-avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) som är förenligt med GDPR. Avtalet ska reglera hur personuppgifterna ska hanteras i er verksamhet, syftet med behandlingen samt hur länge personuppgifterna ska förvaras. Ett sådant avtal är viktigt att upprätta för att visa att din verksamhet följer befintliga regleringar kring skydd av personuppgifter. Villkoren i avtalet ska i sin tur implementeras på SaaS-lösningen i er verksamhet.

8. Kan jag inkorporera allmänna villkor i avtalet?

Svaret är ja. Allmänna villkor (AV) reglerar användningen av den mjukvarutjänst du tillhandahåller samt eventuella tilläggstjänster. Dessa allmänna villkor reglerar din verksamhets skyldigheter gentemot kunden och användarna av mjukvarutjänsten, och bör således accepteras av de som väljer att nyttja tjänsten i samband med signeringen av avtalet. Observera att allmänna villkor kan användas oavsett om mjukvarutjänsten tillhandahålls kostnadsfritt eller mot betalning.

9. Hur ska avtalet reglera eventuella ändrade krav som kan dyka upp senare?

Det kan hända att kraven och förutsättningarna för en molntjänst förändras på grund av ändringar i gällande regleringar. I vissa fall kan dessa förändringar inträffa under avtalsperioden på kraven på servicenivåerna eller innehållet i molntjänsten som tillhandahålls. Därför kan tillhandahållaren av Saas-avtalet på förhand skriva in villkor i avtalet angående eventuella ändringar i molntjänsten som kan behöva göras för att avtalet ska vara förenligt med gällande regelverk eller tekniska uppdateringar. Klausulen kan exempelvis reglera eventuella ändringar av kostnaden till följd av avbrott av tjänsten eller förändringar av själva Saas-lösningen.

10. Hur ska uppsägning av avtalet regleras?

Avtalet kan sägas upp i sin helhet eller delvis, eller av ett visst antal användare – beroende på hur många det är som nyttjar molntjänsten. Huvudregeln är att abonnemanget av Saas-avtalet gäller från och med en angiven startdag och under en period om exempelvis  tolv månader,  därefter förlängs SaaS-avtalet normalt automatiskt under en förutbestämd period förutsatt att någon av parterna inte säger upp avtalet innan förlängningsperiodens start. Om någon av parterna inte önskar förlänga avtalet, är det viktigt att avtalet sägs upp i god tid innan avtalsperiodens utgång och senast på sådan dag som har avtalats mellan parterna.

11. Vad kan Enkla Juridik hjälpa till med?

Vill du upprätta en Saas-lösning för din verksamhet eller har du fått ett avtalsförslag från en potentiell leverantör avseende köp av en SaaS-tjänst, men är osäker på de juridiska aspekterna? Oavsett om du är köpare eller säljare av en SaaS-tjänst är avtalets utformning och reglering viktig för en lyckad affär. På Enkla Juridik har vi erfarna och omsorgsfulla jurister som kan hjälpa dig i ditt ärende från start till mål. Vår transparenta affärsmodell innebär att vi debiterar fasta priser och provision. Första samtalet är alltid kostnadsfritt, och vi erbjuder sedan en utvärdering av ditt ärende. Välkommen idag för ett förbehållslöst samtal!