Leverantörsavtal

1. När och varför behövs leverantörsavtal?

Så fort en tjänst eller vara levereras löpande eller vid ett enstaka tillfälle rekommenderar vi att parterna upprättar ett skriftligt avtal.

Ett skriftligt avtal är alltid det säkraste och tydligaste tillvägagångssättet för för att reglera ett leverantörsförhållande. På så sätt finns skriftlig dokumentation om parternas åtaganden och skyldigheter inom en viss tidsperiod samt vad det är som ska levereras. Av detta skäl brukar ett skriftligt leverantörsavtal nästan alltid vara en förutsättning för att en affär ska bli av.

2. Vad ska ett leverantörsavtal innehålla?

Omfattningen av ett leverantörsavtal kan variera beroende på flera faktorer, exempelvis: företagens storlek, avtalsförhållandets längd och omfattning samt vilka varor eller tjänster som ska levereras. Samtidigt finns det vissa punkter som är särskilt viktiga att få med i avtalet. Nedan följer en lista på vad avtalet bör innehålla. Observera dock att listan inte är uttömmande.

• Vad som ska levereras och till vilken kvantitet och/eller kvalitet.
• Kostnaden av varorna eller tjänsten som ska levereras.
• Ifall priserna ska vara rörliga eller fasta.
• Tid för betalning.
• Tiden när varan eller tjänsten ska levereras.
• Platsen där varan eller tjänsten ska levereras.
• Vem som ska stå för frakten.
• Vem som åtar sig risken vid en leveransförsening.
• Vad som händer ifall produkten eller tjänsten inte håller den kvalité som följer av avtalet.
• På vilket sätt köparen ska reklamera om vederbörande är missnöjd med det som levererats.

3. Ska ett detaljhandelsavtal innehålla ytterligare uppgifter?

Ifall leverantörsavtalet utgör ett detaljhandelsavtal, kan det även innehålla flera uppgifter, såsom varornas försäljningspris och moms, ifall ytterligare avgifter ska tas ut samt villkoren för att avtalet ska ändras eller sägas upp.

Observera även att avtalet kan förnyas efter att den angivna tidsperioden har löpt ut, samt att avtalsparterna kan hållas till svars ifall avtalsbrott begås. Oftast är avtalet även konfidentiellt genom en sekretessklausul eller ett separat sekretessavtal.

4. Vad ska jag tänka på i ett leverantörsavtal med privatperson?

Som leverantör bör du särskilt tänka på att reglera leveranstider, reklamationsvillkor och påföljder vid förseningar i enlighet med vad som är rimligt och sedvanligt i din bransch. Genom att inte erbjuda en viss privatperson mer givmilda villkor än vad som är sedvanligt inom branschen slipper du att hamna i kläm och träffas av bestraffningskostnader – särskilt om dessa uppstår på grund av omständigheter du inte har kunnat styra över. Avtalet ska alltså reglera: vad, vem, hur, var, när och till vilket pris.

Även om muntliga avtal är lika giltiga som skriftliga, rekommenderar vi att ett skriftligt avtal upprättas mellan dig och privatpersonen – särskilt om avtalet är omfattande och komplext då det kan vara svårt att hålla koll på avtalsvillkoren annars. Utan ett skriftligt avtal kan det även vara svårt att styrka vad ni har kommit överens om ifall en eventuell tvist uppstår.

Om privatpersonen inte vill skriva ett avtal, rekommenderar vi att du ändå skriver ner vad ni har kommit överens om och skicka det till privatpersonen. Då får motparten möjligheten att återkomma ifall denne inte är överens om något avtalsvillkor innan avtalsrelationen påbörjas. Kom ihåg: ett enklare skriftligt avtal är således bättre än inget alls!

5. När fungerar det bra med en avtalsmall?

Ett leverantörsavtal kan vara omfattande och innehålla många klausuler att hålla koll på. Det kan då underlätta att använda sig av avtalsmallar – särskilt om alla dina kundrelationer är likartade och innefattar leveranser av samma eller liknande varor eller tjänster. Det kan däremot vara svårt att använda avtalsmallar om din verksamhet är komplex och erbjuder flera olika typer av varor och tjänster, samt om alla dina kundrelationer är unika och särartade. I sådana fall är det bättre att upprätta enskilda avtal som är anpassade till den enskilda kunden och varorna eller tjänsterna som ska levereras.

6. Kan offerter användas som avtal?

En offert utgör ett erbjudande av de varor eller tjänsten som ska levereras till motparten. Offerten bör ha så detaljerade villkor som möjligt, då dessa utgör grunden till ett eventuellt avtal mellan parterna. För att offerten däremot ska utgöra ett avtal, måste en accept ske, alltså att motparten godtar villkoren i offerten i sin helhet – muntligen eller skriftligen.

Om en accept saknas eller kommer in för sent, kommer offerten inte att leda till ett bindande avtal. I vissa fall kan motparten komma med en motoffert, det vill säga en offert med reviderade eller annorlunda avtalsvillkor. I sådana fall är rollerna ombytta, den ursprungliga offertgivaren måste då ge en accept för att ett avtal ska konstateras.

7. Hur ska leverantörsavtalet signeras?

Du och motparten ska skriva under avtalet genom en signatur. Vi rekommenderar att signaturerna skrivs på varje sida av avtalet. Om ni inte kan upprätta och underteckna ett fysiskt dokument går det också att använda ett digitalt onlineverktyg. Tänk på att avtalet då helst ska signeras med Mobilt Bank-ID så parternas identitet tydligt framgår.

8. Är allmänna villkor en bra lösning?

Allmänna villkor kan upprättas i en verksamhet för att formulera avtalsvillkoren som ska gälla för samtliga kunder. Fördelen med allmänna villkor är att du som leverantör slipper skriva separata avtal med varje kund. På så sätt får du en bättre överblick över avtalsvillkoren du ingår med dina kunder. Allmänna villkor kan även utgöra ett komplement till specifika avtal som ingås med enskilda kunder.

Det är vanligt att allmänna villkor publiceras på hemsidan så att potentiella kunder på förhand ska kunna ta del av dessa innan de bestämmer sig för att ingå ett avtalsförhållande med leverantören. Tänk på att formulera villkoren så tydligt och detaljerat som möjligt, samtidigt som du tar hänsyn till både dina egna och kundens intressen. Villkoren ska förstås vara anpassade efter den specifika verksamhet du bedriver.

Om du är en kund, rekommenderar vi att du noga överväger leverantörens allmänna villkor innan du ska göra ett köp. Detta är särskilt viktigt då allmänna villkor sällan kan förhandlas eller ändras, vilket kan medföra en större risk för dig som potentiell kund.

9. När ska avtalet skrivas på engelska?

Om antingen leverantören eller kunden inte talar svenska är det lämpligt att skriva leverantörsavtalet på engelska. 

Kan Enkla Juridik hjälpa mig med ett leverantörsavtal eller en skräddarsydd mall?

På Enkla Juridik har vi jurister med gedigen erfarenhet av upprättande av leverantörsavtal. Vi kan hjälpa dig både med att ta fram en generell avtalsmall och leverantörsavtal som är skräddarsydda för en särskild affärsrelation. Oavsett vilket behov som föreligger erbjuder vi kostnadsfri första kontakt med jurist och presenterar därefter en offert med ett helt fast pris. Varmt välkommen att höra av dig till oss med hjälp av kontaktformuläret nedan!