Guide om offentlig upphandling (2025)

Myndigheter och offentliga aktörer är i konstant behov av inköp av olika tjänster och varor. Det kan röra sig om köp av allting från kontorsmaterial, byggnader, konsulttjänster till sjukvård och byggentreprenader. Inköpen sker inte sällan från privata – det vill säga icke statliga – marknadsaktörer. Det är stora affärer som står på spel, vilket skapar oerhörda möjligheter för leverantörerna. Detta gör det angeläget att i lagen reglera inköpsproceduren så att den präglas av sund konkurrens och därigenom skapar nytta för medborgarna, samtidigt som inköpen bidrar till en hållbar samhällsutveckling. Det är denna inköpsprocedur som benämns som offentlig upphandling.

Vad är en offentlig upphandling?

Offentlig upphandling är benämningen på den process som initieras när en myndighet eller annan offentlig aktör avser att köpa varor och/eller tjänster från en privat aktör. Processen är underkastad ett omfattande regelverk, vars syfte är att värna om skattemedlen och säkra sund konkurrens. Anledningen till att upphandlande myndigheter måste initiera en särskild lagreglerad inköpsprocedur är att köpen finansieras med skattemedel – det vill säga med allmänhetens pengar.

Hur går det till steg för steg?

Steg 1. Upphandlingsdokument och annonsering

En offentlig upphandling initieras genom att den offentliga aktören som avser att köpa in varor och tjänster publicerar ett så kallat upphandlingsdokument (tidigare kallat förfrågningsunderlag). I ett upphandlingsdokument anger den upphandlande aktören den viktigaste informationen om upphandlingen, främst:

1. 1. Vad det är som ska upphandlas
   2. Absoluta förutsättningar för affären (”ska-krav”)
   3. Meriterande förutsättningar för affären (”bör-krav”)
   4. När samt hur urval och utvärdering av anbud kommer att ske
   5. Hur avtalet kommer att se ut.

Annonseringen av upphandlingar och upphandlingsdokument måste ske i en registrerad annonsdatabas. Det är i regel elektroniska annonsdatabaser med (ibland) gratis tillgång för alla som registrerar sig. Upphandlingsdokument utgör offentliga handlingar som kan begäras ut av var och en.

Steg 2. Anbudsöppning

Sedan förfrågningsunderlaget publicerats har intresserade företag och leverantörer möjlighet att inom viss angiven tidsfrist inkomma med anbud till den annonserande aktören. Anbudet ska utformas efter vad som anges i upphandlingsdokumentet.

Steg 3. Utvärdering och tilldelningsbeslut

När fristen för lämnande av anbud löper ut börjar den upphandlande aktören att utvärdera samt granska inkomna anbud. Inom ramen för en utvärdering kontrollerar myndigheten/aktören anbudsgivarnas lämplighet genom att pröva om de uppfyller de i upphandlingsdokumentet uppställda kraven. När den upphandlande myndigheten utvärderar anbudsgivarna kan den använda sig av olika utvärderingsgrunder, vilka är

• • Pris
  • Kostnad
  • Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet.

Efter utvärderingen fattar den offentliga aktören ett beslut om vem som har vunnit upphandlingen. Beslutet, som kallas tilldelningsbeslut, ska vara skriftligt samt innehålla en motivering för valet. Tilldelningsbeslutet ska snarast möjligt skickas till samtliga anbudsgivare.

Avtalsspärr

En så kallad avtalsspärr löper i minst tio dagar från det att den upphandlande aktören sänder tilldelningsbeslutet till anbudsgivarna. Avtal mellan den upphandlande aktören och den vinnande leverantören kan tecknas först när avtalsspärren löpt ut. Så länge som denna spärr löper kan anbudsgivare som inte tilldelats upphandlingen överklaga upphandlingen till domstolen.

Det är viktigt att ett tilldelningsbeslut innehåller tydlig information. Ytterst bristande eller otydlig information kan få till följd att avtalsspärren inte börjar löpa. Det innebär att den upphandlande aktören förblir förhindrar att sluta avtal med den vinnande anbudsgivaren.

Vilka krav får myndigheter ställa?

Den upphandlande aktören måste enligt lag uppställa vissa kriterier enligt vilka inkomna anbud ska utvärderas. Kriterierna måste ha anknytning till det som ska anskaffas genom att i något hänseende hänföra sig till den vara eller tjänst som ska anskaffas. Syftet med kriterierna är att säkerställa effektiv konkurrens.

Den upphandlande aktören får inte utforma tilldelningskriterierna som på något vis ger myndigheten obegränsad valfrihet. Det finns tydliga regler i LOU mot krav som otillbörligt gynnar/missgynnar specifika leverantörer. Kontakta oss om du anser att ett anbud innehåller oskäliga krav som missgynnar dig.

Vilka lagar reglerar offentlig upphandling?

Offentlig upphandling är underkastad ett antal lagar som sätter ramarna för upphandlingen. Regelverket är omfattande och består av såväl svenska som EU-rättsliga lagar och förordningar. Följande fyra lagar, vilka gäller för olika typer av inköp och upphandlingar, äger dock störst relevans. 

• Lagen om offentlig upphandling (LOU)
• Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)
• Lagen om upphandling av koncessioner (LUK)
• Lagen om upphandling på försvars-och säkerhetsområdet (LUFS)

LOU är den lag som äger generell tillämplighet för offentlig upphandling. Dess regler är styrande för en offentlig upphandling, i den mån upphandlingen inte omfattas av någon av övriga tre lagar. I LOU finns regler som berör allting från tröskelvärden, annonsering, kvalificering till fullgörande av kontrakt och skadestånd. Lagen innehåller även flertalet regler och riktlinjer om uteslutning.

Vad är en direktupphandling?

Olika regler gäller för olika offentliga upphandlingar, beroende på bland annat värdet av upphandlingarna. En särskild typ av offentliga upphandlingar är benämnd direktupphandlingar. För direktupphandlingar gäller vissa enklare regler som möjliggör ett förenklat förfarande och som påminner om inköp i privat sektor. Direktupphandlingar behöver inte annonseras, och intresserade företag behöver inte lämna sina anbud i en viss form. Vid direktupphandlingar är det dessutom möjligt att föra förhandlingar med leverantörerna.

En offentlig upphandling kan ske enligt reglerna för direktupphandling enligt tre olika grunder:

1. Om upphandlingens värde inte överstiger i en lagen fastställd gräns för direktupphandlingar. Beloppsgränserna går att hitta på Upphandlingsmyndighetens webbplats.
2. Om det finns synnerliga skäl – exempel på sådana skäl är när det är fråga om ett erbjudande som väsentligt understiger marknadsvärdet. Prövning sker dock från fall till fall.
3. Om det föreligger en situation som omfattas av de i lagen fastställda situationerna då direktupphandling får tilltas – exempel på sådana situation är synnerlig brådska eller för forsknings-eller studieändamål, enligt dock enligt förutsättningarna i lagen.

Hur hittar man offentliga upphandlingar?

Enligt lagen måste offentliga aktörer annonsera upphandlingar i elektroniska databaser. I Sverige finns flertalet privata leverantörer som tillhandahåller tjänster för sökningar och bevakningar. Det finns ingen nationell, statlig databas.

Flera av tjänsterna är kostnadsfria och vissa fungerar på abonnemangsbasis med mer avancerade verktyg.

Några databaser är:

• TED (databas för hela EU)
• Opic
• Pabliq
• Offentligaupphandlingar.se

Det är viktigt att känna till att alla offentliga upphandlingar ska annonseras hos annonsdatabaser som är registrerade hos Konkurrensverket. Notera att en och samma upphandling kan annonseras hos olika annonsdatabaser, och därför är det bäst om du använder dig av olika bevakningstjänster och databaser. Tänk dock på att du måste registrera dig och få inloggningsuppgifter till annonsdatabaser och bevakningstjänster för att kunna hämta ut upphandlingsdokument och lämna anbud.

Som ovan angivet behöver direktupphandlingar enligt lag inte annonseras. Du kan dock hitta direktupphandlingar på den upphandlande myndighetens hemsida. Vissa av databastjänsterna erbjuder även bevakningstjänster som inkluderar direktupphandlingar.