Lämna vinnande anbud
Så utformar du ett anbud för att vinna upphandlingen
Vill du vinna en upphandling? Att göra affärer med den offentliga sektorn (statliga eller kommunala myndigheter och bolag) kan innebära stora möjligheter med stabila kunder för dig som företagare. Enligt Konkurrensverket står offentliga upphandlingar för nära 20 % av Sveriges BNP. I denna text kommer vi gå igenom hur ni som företag ska tänka och agera inför en upphandling för att maximera dina chanser att nå framgång med ditt anbud.
Behöver du mer hjälp att skriva ett vinnande anbud? Vår upphandlingsjurist har över 10 års erfarenhet av att hjälpa företag skriva vinnande anbud. Ta förutsättningslös kontakt!
Vi hjälper dig med:
- Kostnadsfri första kontakt
- Analysera upphandlingsförfrågan
- Rådgivning avs. ert anbud
Ta kontakt
Fri första kontakt med jurist. Fortsatt hjälp alltid till fast pris efter överenskommelse.
Vad innebär offentlig upphandling?
När en aktör inom den offentliga sektorn ska sluta avtal med privata aktörer om köp av varor, tjänster eller byggnadsentreprenader ska det i regel ske genom en offentlig upphandling. Förfarandet innebär i korthet att uppdraget annonseras ut, varpå företag får en möjlighet att lämna anbud på uppdraget. Syftet med processen är att öppna upp för konkurrens inom offentliga inköp och effektivisera användningen av offentliga medel. Processen regleras i lagen om offentlig upphandling, LOU.
Vad är ett anbud?
Avtal ingås i regel genom två steg: anbud och accept. Ett anbud är det inledande steget, där en part lämnar ett erbjudande om att sluta avtal med en annan part. Ett anbud ska vara riktat till en specifik mottagare och innehålla en detaljerad beskrivning på det önskade avtalets innehåll och villkor. Till exempel bör det i anbudet tydligt framgå vilken typ av vara eller tjänst erbjudandet gäller, samt uppgift om pris och leverans- och betalningsvillkor.
Hur hittar man offentliga upphandlingar?
Syftet med offentlig upphandling är, precis som det låter, att det ska ske offentligt. De flesta upphandlande myndigheter väljer att publicera upphandlingarna i en databas där privata aktörer enkelt kan ta del av dem. Dessutom publiceras ofta upphandlingen på aktörens egna hemsida, varför det kan vara bra att hålla lite extra koll på hemsidorna för dina lokala och närliggande kommuner. TED (Tenders Electronic Daily) är en databas som tillhandahålls av EU-kommissionen, där publiceras årligen hundratusentals offentliga upphandlingar.
Andra sidor som är användbara är:
- Offentligaupphandlingar.se
- Mercell
- Opic
- Pabliq
Hur skriver man ett vinnande anbud?
Mot bakgrund av att affärer med offentliga aktörer är attraktiva för företag är det inte helt oväntat att en del upphandlingar ibland får in över hundra anbud. När konkurrensen är så pass hård kan enstaka slarvfel i ett anbud innebära att det kastas. För att ha en chans att vinna en sådan upphandling är det därför av stor vikt att ert företag har en tydlig strategi för anbudsgivningen och lägger stor vikt vid formuleringen av anbudet.
När ditt företag har hittat en upphandling som känns intressant är det dags att börja planera inför anbudsgivningen och sammanställa anbudet. Här är det framför allt viktigt att man ser till att anbudet uppfyller samtliga krav och villkor som den upphandlande aktören har angett och att anbudet lämnas in i tid.
Steg 1. Lägg upp en tydlig strategi
En upphandling är ofta en stor process och ett vinnande anbud kräver en tydlig plan. Se därför till att sätta upp en plan på hur ni ska genomföra anbudet så fort ni hittar en upphandling som känns intressant.
- Vilka resurser finns?
- Vem ska ansvara för vad?
- Vilka interna deadlines behövs sättas upp?
Checklista – 14 punkter för att vinna anbudet!!
Lämna ditt mejl för en väldigt enkel och användbar checklista.
Steg 2. Ta tid att noggrant gå igenom samtliga krav och villkor för upphandlingen
Det kanske viktigaste i hela upphandlingsprocessen är att noggrant analysera kraven som den upphandlande organisationen uppställer. Ett anbud som inte uppfyller dessa grundkrav kommer att kasseras direkt. Lägg därför ner god tid på att analysera underlaget – här är det viktigt att börja i tid! I regel har man 30 dagar på sig att lämna sitt anbud, och en förhastad analys av kravspecifikationerna i en upphandling kan innebära att anbudet inte uppfyller samtliga krav som uppställs och därmed förkastas.
Enligt LOU har den upphandlande aktören en skyldighet att redogöra för hur anbudet kommer utvärderas och poängsättas. Ta tid att noggrant gå igenom dessa delar i upphandlingen för att utröna vad ni ska lägga lite extra krut på i ert anbud.
Steg 3. Ställ frågor till upphandlaren
Är det något krav som känns otydligt? Kanske rent av orimligt? Det är inte ovanligt att de som upphandlar inte har lika mycket kunskap på området som de företag som lämnar anbud. Av den anledningen är det bra att alltid ställa en fråga för mycket än för lite för att undvika eventuella missförstånd eller orimliga villkor.
Steg 4. Börja skriv ditt anbud
Efter att alla förberedelser är färdiga är det dags att börja skriva anbudet. Om ni har lagt ner tid på att analysera upphandlarens kravspecifikationer och utifrån denna gjort en tydlig strategi för anbudsgivningen bör detta ske utan större komplikationer.
I detta steg i processen är tydlighet A och O! Tänk på att upphandlaren ofta har många anbud som måste gås igenom, och om ett anbud är otydligt formulerat finns det stor risk för att det förkastas direkt. Utgå därför inte från att upphandlaren förstår olika fackliga termer och förkortningar, det är bättre att vara tydlig än att lämna in ett svårtolkat anbud.
Det är också viktigt att ni anpassar ert anbud till den specifika upphandlingen. Vi avråder från att använda färdiga mallar eller texter som ni använt till andra anbud eftersom det gäller att tydligt visa för upphandlaren att ni förstår exakt vad som efterfrågas och att ni har den rätta kompetens som krävs för den specifika upphandlingen.
Steg 5. Gå igenom anbudet noggrant innan det lämnas in
Innan ni lämnar in anbudet är det viktigt att ni går igenom det en sista gång och stämmer av det mot upphandlarens krav. Här kommer några punkter som kan vara bra att kontrollera inför inlämningen:
- Är anbudet skrivet på det eller de språk som efterfrågas?
- Uppfyller anbudet samtliga krav som upphandlaren uppställer? Har ni tydligt redogjort för hur dessa krav uppfylls?
- Finns det någon information som inte är relevant i förhållande till vad som efterfrågas ska detta tas bort
- Har ni bifogat samtliga dokument som efterfrågas? Är de bifogade dokumenten korrekta?
- Är kontaktuppgifterna uppdaterade? Har rätt person i ditt företag undertecknat anbudet?
Vilken disposition ska anbudet ha?
Eftersom tydlighet är jätteviktigt i ett anbud är det starkt rekommenderat att ni följer strukturen i upphandlingsdokumenten och besvarar varje delmoment i ordningen de presenteras. Genom att göra detta får anbudet en tydlig struktur, samtidigt som ni som anbudsgivare kan minimerar risken för att lämna in ett ofullständigt anbud och maximerar era chanser.
Vad kan Enkla Juridik hjälpa oss med ett anbud som vinner upphandlingen?
Ja. Vår upphandlingsjurist har över 10 års erfarenhet av att utforma vinnande anbud (och överklaga tilldelningsbeslut om så krävs). Vi jobbar enbart med fast prissättning. Ta kontakt!