Så skriver du ett anställningsavtal utan kollektivavtal

När det gäller anställning, är det mycket viktigt för dig som arbetsgivare att den anställde fullgör sina förpliktelser. Att i ett anställningsavtal reglera formerna för uppsägning, lön, löneförmåner samt eventuell provision är väsentligt för att du ska kunna bygga en stark organisation. Ibland du även ta med konkurrens- och sekretessklausuler.

Att skriva ett anställningsavtal utanför vad som är avtalat kollektiv innebär att du som arbetsgivare har större frihet att avtala om exempelvis provision eller villkor för uppsägning. En nackdel med att inte avtala kollektivavtalsenligt är att det blir mycket viktigare att avtalet blir helt korrekt. I synnerhet vad gäller villkor för lön, semester, uppsägning, sjukdom och graviditet. Ett  slarvigt formulerat avtal kan bli väldigt dyrt.

Viktigast av allt är då att avtalet blir juridiskt vattentätt. Eventuella problem som uppstår kan bli väldigt dyra för dig som arbetsgivare.

Nedan går vi igenom viktigaste punkterna för hur du som arbetsgivare skriver ett solitt anställningsavtal utan kollektivavtal. Vi tar särskilt upp nämnda punkterna provision, konkurrens och sekretess. Ta gärna del av våra exempel på uppsägning-, konkurrens och sekretessklausul.

På Enkla Juridik arbetar vi med företagsjuridik samt arbetsrätt. Vi återkommer inom en arbetsdag och den första kontakten är kostnadsfri. Om du sedan väljer att ta vår hjälp skriver vi anställningsavtalet för ett fast pris som vi tillsammans kommer överens om.

1. När ska jag skriva ett anställningsavtal?

Ett anställningsavtal kan juridiskt sett uppkomma muntligt. Det sker genom att respektive part muntligen åtar sig att utföra en/flera förpliktelser som ska uppfyllas i anställningsförhållandet.  

För att öka tryggheten i ett anställningsförhållande, är det nödvändigt att du skriftligen ingår ett anställningsavtal. Genom att upprätta ett skriftligt anställningsavtal, som både parter undertecknar, fastställer du den muntliga överenskommelsen. 

2. Skriv avtalet omedelbart när arbetsförhållande uppstår – helst innan

Du bör skriva ett anställningsavtal så fort det är tal om ett arbetsförhållande där någon ska åta sig att varaktigt och mot vederlag utföra arbete för din räkning. Det är alltså två huvudsakliga element som är kännetecknande för ett anställningsförhållande; varaktigt arbete och ersättning för arbetet. 

Även då det rör sig om ett engångsarbete – ett uppdrag – är det nödvändigt att du upprättar ett avtal. I sådant fall är det ett uppdragsavtal som du ska upprätta.   

3. Vad ska ett anställningsavtal innehålla?

Ett anställningsavtal ska reflektera anställningsförhållandet i detalj. Avtalet bör alltså vara grundligt och tydligt. Inget moment gällande anställningen ska försummas.

Först och främst ska det av anställningsavtalet framgå vilka parterna är, det vill säga vem som är arbetsgivaren respektive arbetstagaren. Detta är väsentligt eftersom det är avgörande för vem man kan ställa eventuella anspråk på i framtiden. Information om parterna bör innefatta

• namn
• personnummer och/eller organisationsnummer
• adress

Definiera syftet först

Vidare är det viktigt att du specificerar syftet med avtalet ifråga. Att specificera syftet med avtalet är särskilt viktigt när det redan finns andra avtal mellan samma parter. En syftesklausul kan ha följande lydelse. 

”Syftet med avtalet är att reglera formerna för Arbetstagarens anställning som snickare hos Arbetsgivaren”. 

Kärnan i anställningsförhållandet

Kärnan i ett anställningsavtal utgörs av detaljer rörande det specifika anställningsförhållandet mellan två specifika parter. Följande punkter är huvudsakliga i ett anställningsavtal: 

1. Anställningsperiod, inklusive tillträdesdag (samt slutdag för anställningen, om tidsbestämd anställning).
2. Typ av anställning: är det en heltids- eller deltidsanställning? Finns det en provanställningsperiod? Är anställningen fast eller på visstid? Ange tjänstgöringsgraden i procent och hur många timmar per vecka det motsvarar.
3. Regler för uppsägning, inklusive uppsägningstid. (Läs nedan om hur du bör formulera en uppsägningsklausul.)
4. Arbetsuppgifter, arbetsplats och arbetstider.
5. Lön och förmåner, inklusive bland annat dag för utbetalning av lön.
6. Sekretess och konkurrens. (Nedan förklarar vi hur du kan formulera en konkurrensklausul.)

Vad ska jag tänka på när jag skriver ett anställningsavtal utan kollektivavtal?

Att ett kollektivavtal är kopplat till ett anställningsförhållande medför stor säkerhet och trygghet för både arbetsgivaren och arbetstagaren. Däremot innebär ett kollektivavtal att du som arbetsgivare eller arbetstagare ibland är lite begränsad. Det gäller särskilt ifall du vill betala ut bonus och provision till din anställd.

När ett anställningsavtal ska tecknas utan ett kollektivavtal, blir det extra viktigt att i detalj reglera frågor som hör till anställningsförhållandet. Sådant som förbises i ett anställningsavtal utan kollektivavtal rör oftast förmåner, och även regleringar om framtida oförutsedda händelser (exempelvis graviditet och sjukdom). 

Om du ska skriva ett anställningsavtal utan ett kollektivavtal, rekommenderar vi dig att se till att inkludera följande i anställningsavtalet: 

• Ingår tjänstepension?
• Är arbetstagaren berättigad till extra ersättning vid sjukdom eller graviditet?
• Har arbetstagaren rätt till extra ersättning vid övertidsarbete eller vid obekväm arbetstid (OB)?
• Bekostas löpande/nödvändiga fortbildningskurser av arbetsgivaren? 
• Är arbetsgivaren skyldig att försöka omplacera arbetstagaren vid uppsägning på grund av arbetsbrist?
• Hur många semesterdagar per år är arbetstagaren berättigad till? 

Källa: SRAT

4. Hur kan jag som arbetsgivare bäst reglera löneförmåner?

Det går bra att som arbetsgivare muntligen komma överens om förmåner, men detta är inte att rekommendera. Anledningen är att det lätt kan bli inkonsekvent eller ojämlikt mellan olika arbetstagare eller att du som arbtsgivare helt enkelt glömmer bort vad ni kommit överens om. Arbetstagare vill ofta att löneförmåner tas upp i anställningsavtalet. Om ditt företag är ekonomiskt stabilt och inte så konjunkturskänligt kan det vara lämpligt att ta upp löneförmånerna i anställningsavtalet.

För dig som arbetstagare som har en mindre eller mellanstor verksamhet kan det däremot vara klokt att inte inkludera alla förmåner i anställningsavtal. Ifall ditt företag skulle drabbas av svåra ekonomiska problem (exempelvis på grund av en global pandemi…) kan du då enklare tillfälligt minska eller slopa förmåner såsom tjänstepension och friskvårdsbidrag mm. Ett alternativ för dig är att standardisera och dokumentera förmånerna i en personalhandbok och hänvisa till denna i anställningsavtalet.

Behöver du hjälp med att upprätta ett anställningsavtal utan kollektivavtal? Eller, önskar du granskning av ett anställningsavtal som du ska teckna? Tveka inte på att höra av dig till oss! 

5. När ska jag skriva ett nytt anställningsavtal?

Juridiskt sett finns det inga krav på att skriva ett nytt anställningsavtal i ett redan befintligt anställningsförhållande. Ändringar i det befintliga anställningsförhållandet kan ju likaväl hanteras genom muntliga överenskommelser. Men, av säkerhets – och bevisningsskäl bör du som arbetsgivare skriftligen bekräfta överenskommelser som avviker från anställningsavtalet. 

Ibland räcker det med att ändra enskilda klausuler i ett redan befintligt anställningsavtal. I andra fall är det bättre att istället skriva ett helt nytt anställningsavtal. 

Nedan listar vi de vanligaste situationerna där du rekommenderas att skriva ett nytt anställningsavtal. 

1. När arbetstagarens tidsbestämda anställning har löpt ut.
2. Om arbetstagarens anställningen var en provanställning som sedan ska övergå till annan anställningsform, exempelvis tillsvidareanställning, ska ett nytt avtal skrivas.
3. När väsentliga förändringar sker i anställningsförhållandet – har arbetstagaren blivit befordrad? Kommer arbetstagaren att omplaceras och få nya arbetsuppgifter? Kommer anställningsformen att ändras? I dylika fall är det bäst att du skriver ett nytt avtal om det uppdaterade anställningsförhållandet.  

Ett anställningsavtal är en ömsesidig överenskommelse mellan två parter, och ändringar i ett redan befintligt avtal kan därför inte göras ensidigt. Om du som arbetsgivare vill ändra en av anställningsavtalet klausuler, måste detta ske i samförstånd med arbetstagaren. I annat fall bör ett nytt anställningsavtal som accepteras av båda parterna upprättas. 

Är du osäker på ditt anställningsavtal? Vill du ändra ett villkor eller skriva ett nytt avtal? Vi hjälper dig mot ett fast pris! Fyll i formuläret nedan för en kostnadsfri juridisk kontakt. 

6. Hur ska jag formulera villkoren för uppsägning i ett uppsägningsavtal? (se exempel)

Uppsägning av anställning är ett känsligt ämne. Det viktigt att du säkerställer att uppsägningsvillkoren i ditt anställningsavtal är korrekt reglerade. 

Villkoren om uppsägning bör behandla följande: 

• Arbetstagarens och arbetsgivarens uppsägningstid – gäller samma uppsägningstid för båda parter?
• Sätt för uppsägning – krävs skriftlig uppsägning? Eller, räcker ett muntligt meddelande? (vi rekommenderar skriftligt)
• Påbörjade uppdrag – Måste arbetstagaren fullgöra påbörjade uppdrag/arbeten även efter anställningsperiodens upphörande?
• Arbetsgivarens egendom – ska egendom som arbetstagaren erhåller i anställningen återlämnas till arbetsgivaren?

Ett uppsägningsavsnitt i ett anställningsavtal kan se ut enligt nedanstående exempel: 

§3.1 Anställningen är förenad med en ömsesidig uppsägningstid på tre månader

§3.2 Uppsägning sker genom ett skriftligt meddelande.

§3.3 Om Arbetstagaren säger upp anställningen, förbinder Arbetstagaren sig att efter anställningens upphörande fullgöra uppdrag som påbörjades innan anställningens upphörande.

§3.4 Vid anställningsperiodens upphörande förbinder sig Arbetstagaren att återlämna till Arbetsgivaren tillhörande egendom.

7. Hur skriver jag ett anställningsavtal med provisionslön? (se exempel)

En provisionslön innebär att månadslönen blir rörlig, helt eller delvis. För att skapa stabilitet och trygghet även vid sådan utbetalningsmetod, är det viktigt att båda parterna i anställningen vet hur och när provisionen kommer att utgå. 

Vanliga provisionsmodeller är när arbetstagaren tar sig an ett uppdrag, eller när kunden har betalat för det fullgjorda arbetet. Provision kan även utgå i takt med att kunden delbetalar. Vi rekommenderar dig som arbetsgivare att se till att anställningsavtalet tydligt reglerar hur provision ska utbetalas. Det blir tryggare både för dig och din medarbetare.

När du skriver ett anställningsavtal med provisionslön, är det av grundläggande betydelse att i avtalet skriva den procentsats (eller fast belopp) med vilken provision ska utgå. Om olika procentsatser gäller för olika typer av uppdrag, ska det framgå av avtalet. Specifiera gärna om procentsatsen gäller för en intäkt inklusive eller exklusive moms.

I anställningsavtal med provisionslön bör du också reglera vad som gäller ifråga om provision om en kund ångrar sitt köp eller underlåter att betala. Kommer den utbetalda provisionen att dras av från nästa månadslön?

Så här kan ett avsnitt om provisionslön se ut i ett anställningsavtal:  

§7.1 Arbetstagaren har rätt till provision motsvarande 30% av de intäkter (ex. moms) som influtit från uppdrag som Arbetsgivaren varit ansvarig för.

§7.2 Lön utbetalas den 25:e varje månad och baseras på den föregående månadens fakturering.

§7.3 För det fall lön utbetalas för en faktura som den aktuella klienten i slutändan inte reglerar, ska deta belopp avräknas från påföljande lön. Avräkning ska ske när det står klart att den ifrågavarande klienten inte kommer att betala fakturan.

8. Hur skriver jag en konkurrensklausul? (se exempel)

En konkurrensklausul innebär i regel ett förbud för arbetstagaren att driva verksamhet som konkurrerar med din verksamhet. Förbudet inkluderar i många fall även anställning hos en av arbetsgivarens konkurrenter. 

En konkurrensklausul behöver inte vara lång. Det väsentliga är att klausulen täcker de fall där arbetstagaren inte tillåts att arbeta. Ett konkurrensförbud kan ha följande formulering: 

§ 12.1 Arbetstagaren förbinder sig att under anställningstiden inte utan Arbetsgivarens skriftliga godkännande, utföra något arbete, såväl avlönat som ideellt, som i något hänseende står i konkurrensförhållande med den verksamhet som bedrivs av Arbetsgivaren.

9. Hur skriver jag en sekretessklausul? (se exempel)

På många arbetsplatserna förekommer känsliga uppgifter om exempelvis persondata, verksamhetsplanering eller tekniska detaljer. Det är därför klokt att inkludera en sekretessklausul i ett anställningsavtal. 

En sekretessklausul kan se ut på detta sätt: 

§ 13.1 Arbetstagaren förbinder sig genom undertecknandet av detta avtal att inte sprida några uppgifter om arbetsgivarens klienter, eller verksamhet i övrigt, vidare till tredje man.

10. Kan jag som arbetsgivare själv skriva ett anställningsavtal?

Ja, det går alldeles utmärkt att själv skriva ett anställningsavtal om du har god insyn i arbetsrätt, kan formulera dig tydligt och har en förmåga att skriva heltäckande, juridiskt korrekta avtal. Däremot rekommenderar vi alltid att du vänder dig till en jurist för att åtminstone få avtalet granskat, eller ännu bättre, anlita en jurist för att skriva hela anställningsavtalet.

Du är varmt välkommen att höra av dig till oss på Enkla Juridik för en granskning av ditt utkast eller för att vi ska skriva ett avtal till ett med dig överenskommet fast pris. Vi tar enbart fast pris och erbjuder alltid en kostnadsfri första juridisk kontakt innan vi sätter igång.