Valet av företagsform står ofta mellan enskild firma, även kallat enskild näringsverksamhet, eller aktiebolag. Många väljer att starta sitt företag i form av en enskild firma för att senare, när företaget växer, byta företagsform till ett aktiebolag. Nedan går vi först igenom några centrala skillnader mellan att driva företag som enskild firma jämfört med aktiebolag. Sedan tittar vi närmare på hur det går till att byta från enskild firma till aktiebolag och vad som kan vara viktigt att tänka på vid en ombildning.
1. När fungerar det bäst att driva en enskild firma?
Det finns många fördelar med att driva företag i form av en enskild firma, framför allt att det är väldigt enkelt och billigt att starta enskild firma. Det finns inga krav på att du ska ha ett visst startkapital, i princip krävs bara en registrering hos Skatteverket. Dessutom är det enklare att avveckla en enskild firma som inte längre används jämfört med motsvarande process för ett aktiebolag.
Den enskilda firman skiljer sig från aktiebolaget på så sätt att den inte är någon egen juridisk person. Detta innebär att den enskilda firman i sig inte kan ingå avtal eller vara part i en domstolsprocess. I stället är det du som företagsägare som är ansvarig för att avtalsförpliktelser hålls och som blir part i eventuella domstolsprocesser. Ditt personnummer fungerar som organisationsnummer. Detta leder till att det kan vara svårt att hålla den privata ekonomin separat från företagets. Den enskilda firman för också med sig en del risker, eftersom du är personligt ansvarig för företagets olika förpliktelser riskerar du i värsta fall att bli personligt skuldsatt om verksamheten går sämre än förväntat eller om något oförutsett sker.
Mot denna bakgrund kan den enskilda firman vara ett bra val när du först startar eget och är osäker på hur långt du kommer vilja ta företaget. Det är också en bra företagsform när du driver en verksamhet som inte är särskilt riskfylld, exempelvis ett mindre företag utan några anställda.
2. När fungerar det bäst att driva ett aktiebolag?
Ett aktiebolag är, till skillnad från en enskild firma, en egen juridisk person. Aktiebolaget i sig kan alltså ingå ett avtal, vara part i en domstolsprocess och dra på sig skulder. Detta innebär att din privata ekonomi tydligt separeras från företagets och att ditt ansvar som företagsägare begränsas. Det personliga ansvar du som företagsägare har är begränsat till aktiekapitalet, och du blir alltså inte personligt ersättningsskyldig utöver det beloppet.
Aktiekapitalet ska bestå av minst 25 000 kr som du behöver tillföra för att kunna starta aktiebolaget. Följaktligen är tröskeln för att starta ett aktiebolag också högre än för en enskild firma. Det kan alltså konstateras att det fungerar bäst att driva ett aktiebolag när du är säker på att du är redo att investera de minst 25 000 kr som krävs. På grund av att det personliga ansvaret är begränsat är aktiebolaget den bästa företagsformen för dig som driver en verksamhet i större skala med flera anställda, eller som i övrigt bedriver en riskabel verksamhet. En annan viktig skillnad mot den enskilda firman är att ett aktiebolag kan ägas av mer än en person, medan den enskilda firman bara kan ha en ägare. Om du vet att du vill dela äganderätten med någon annan är alltså aktiebolaget den bästa företagsformen.
Ett vanligt alternativ är som sagt att man, när den enskilda firman växer och därmed blir mer riskfylld att driva, väljer att byta bolagsform till aktiebolag. Ibland talas det om att man “ombildar” från enskild firma till aktiebolag. Men detta är på sätt och vis missvisande. Det som egentligen sker när du byter företagsform är att du startar ett nytt aktiebolag, alternativt köper ett redan existerande aktiebolag, så kallat lagerbolag. Sedan överlåter du allt det som finns i den enskilda firman till det nya aktiebolaget. När överlåtelsen är färdigställd avvecklar du den enskilda firman.
4. Hur går det steg för steg till att ombilda från enskild firma till aktiebolag?
Här är de viktigaste stegen som du ska tänka på att följa när du byter företagsform från enskild firma till aktiebolag:
- Starta ett nytt aktiebolag (om du inte väljer att köpa ett färdigt lagerbolag i stället). En lista på de steg du behöver ta för att registrera ett nytt aktiebolag finns här. Fundera särskilt på företagsnamnet; enskilda firmor har bara namnskydd i det län där de registrerats medan namnet på ett aktiebolag skyddas i hela landet, det kan alltså hända att det namn som du använt för din enskilda firma är upptaget. Kom ihåg att du behöver registrera det nya aktiebolaget för F-skatt, moms samt om det blir arbetsgivare.
- Värdera inkråmet (exempelvis verktyg och inventarier) som finns i din enskilda firma.
- Se över avtal och anställningsavtal för att se till att dessa kan överlåtas till aktiebolaget. Detta gäller dels vanliga avtal med kunder, leverantörer med fler. Det gäller också eventuella anställningsavtal, där du även kan ha skyldighet att förhandla med facket, se vidare nedan.
- Beslut från aktiebolagets styrelse. När ditt nya aktiebolag är färdigt ska du se till att aktiebolagets styrelse fattar ett beslut om att aktiebolaget tar över den enskilda firman.
- Skriv ett inkråmsöverlåtelseavtal mellan den enskilda firman och aktiebolaget, där det ska framgå att inkråmet i den enskilda firman köps av aktiebolaget till visst pris. När inkråmsöverlåtelsen har färdigställts tillhör allt som fanns i den enskilda firman ditt nya aktiebolag.
- Bokför överlåtelsen i både den enskilda firman och aktiebolaget.
- Gör ett sista bokslut i den enskilda firman. Det sista räkenskapsåret kan bli kortare än 12 månader.
- Avregistrera den enskilda firman. Här finns en bra lista på de steg du behöver ta för att avsluta den enskilda firman.
Att byta företagsform från enskild firma till aktiebolag behöver inte ta särskilt lång tid. För dig som vill göra ombildningen så fort som möjligt kan du ha det hela färdigt på ett par veckor. Först och främst får du räkna med en del arbete inför att du registrerar ditt nya aktiebolag, då du bland annat behöver skriva en stiftelseurkund och en bolagsordning. Information om vad dessa dokument ska innehålla finns hos Bolagsverket.
När du väl anmält aktiebolaget för registrering hos Bolagsverket får du räkna med någon eller några veckors handläggningstid. På sin hemsida uppdaterar Bolagsverket löpande hur långa handläggningstiderna är. Under tiden kan du förbereda det praktiska kring värdering av inkråm, överlåtelseavtal med mer. När ditt aktiebolag väl är registrerat och klart behöver du bara snabbt överlåta inkråmet och ordna med det sista årsbokslutet, därefter återstår bara att avveckla din enskilda firma, vilket tar ett par arbetsdagar i handläggningstid.
Du behöver först och främst vara beredd att betala de minst 25 000 som krävs i aktiekapital för att starta ett aktiebolag. Ett alternativ är att istället betala in aktiekapitalet i form av så kallad apportegendom, det vill säga egendom som du kommer att använda i bolaget. I så fall behöver du få egendomen värderad av en revisor först, vilket förstås också medför en kostnad. Det som du betalar i aktiekapital är inte en kostnad i egentlig mening, utan de pengarna kommer att ligga kvar i aktiebolaget och förhoppningsvis växa.
I kostnad för registreringen av aktiebolaget i övrigt tillkommer en registreringsavgift på 1 900 kr som Bolagsverket tar ut. Att avregistrera den enskilda näringsverksamheten medför ingen avgift. Processen att byta företagsform är inte helt okomplicerad juridiskt och ekonomiskt och det är därför en bra idé att ta hjälp av någon som har erfarenhet av sådana frågor. Det kan alltså vara bra att räkna med att kostnader för sådan hjälp längs vägen tillkommer. Enkla Juridik har erfarna affärs- och skattejurister som gärna hjälper till med det juridiska kring ditt byte av företagsform.
7. Vad händer med inventarier?
De inventarier som finns i den enskilda firman kan överlåtas till aktiebolaget. Detta kan ske genom en underprisöverlåtelse, då överlåts inventarierna till sina skattemässiga värden vilket oftast är lägre än marknadsvärdet. Detta ger en möjlighet att överföra det som finns i den enskilda firman utan direkta skattekonsekvenser. Inventarierna bör värderas och sedan överlåtas genom ett skriftligt överlåtelseavtal. Övertagandet av inventarierna kan till viss del betalas av aktiebolaget genom att aktiebolaget också tar över de skulderna som finns i den enskilda firman. Var dock observant på att skulderna som aktiebolaget tar över inte överstiger tillgångarna, i så fall kan det räknas som ett så kallat förbjudet lån vilket du beskattas för.
8. Vad händer med fast egendom?
Om din enskilda näringsverksamhet äger fast egendom kan du, precis som med övriga tillgångar, överlåta denna till aktiebolaget. Detta ska redovisas för Skatteverket i inkomstslaget kapital. Tänk på att det finns formkrav som behöver uppfyllas för att ett avtal om köp av fast egendom ska vara giltigt, du behöver ha ett skriftligt avtal som är undertecknat. Viktigt att komma ihåg är också att när fastigheten byter ägare behöver du ändra lagfarten.
9. Vad händer med periodiseringsfonderna?
Om du har använt dig av periodiseringsfonder i din enskilda firma kan du, förutsatt att vissa förutsättningar uppfylls, föra över dessa till aktiebolaget. På så sätt slipper du att periodiseringsfonderna beskattas i den enskilda firman. Detta kräver att du gör ett aktieägartillskott där du tillför 78 % av periodiseringsfondernas värde, det vill säga den summa som skulle återstå efter beskattning, till aktiebolaget. Aktiebolaget ska sedan göra en avsättning i räkenskaperna för periodiseringsfonden som övertagits.
Observera att du inte kan överföra periodiseringsfonderna om en sådan överföring skulle leda till uttagsbeskattning enligt bestämmelserna i 22 kap. inkomstskattelagen. Förutsatt att du ska föra över hela din verksamhet till aktiebolaget, att aktiebolaget kommer betala skatt i Sverige samt att det har kvalificerade aktier, det vill säga att du själv som aktieägare eller någon närstående är verksam i betydande omfattning i företaget, kommer ingen uttagsbeskattning enligt 22 kapitlet inkomstskattelagen att ske. I detta fall är det alltså inga problem att överföra periodiseringsfonderna.
10. Vad händer med kundavtalen?
Din enskilda firma är troligtvis part till många avtal, exempelvis med kunder. Det är viktigt att se till att alla avtal förs över till ditt nya aktiebolag. Beroende bland annat på hur avtalsvillkoren har utformats kan sättet detta görs på variera. I vissa fall kan det räcka med att kunden helt enkelt underrättas om att det nya aktiebolaget tar över de avtalsförpliktelser som din enskilda firma tidigare ansvarade för. I andra fall krävs att din avtalspart uttryckligen har godkänt att avtalet överförs till aktiebolaget. Vid osäkerhet är det förstås säkrast att kontrollera med kunden att det går bra att överlåta avtalet, då riskerar du inte att begå något avtalsbrott.
Observera dock att andra regler gäller om några av dina kunder är offentliga organ som kommuner eller myndigheter, och att du alltså vunnit en offentlig upphandling för att få leverera dina varor eller tjänster till dem.
11. Vad händer med anställda i den enskilda firman?
För dig som har anställda i din enskilda firma finns det arbetsrättsliga aspekter som är viktiga att ta hänsyn till när du byter företagsform. Som framgått är ett byte av företagsform i praktiken en överlåtelse av hela verksamheten från din enskilda firma till ett nytt aktiebolag. Enligt 6 b § lagen om anställningsskydd övergår rättigheter och skyldigheter som den enskilda firman har i förhållande till arbetstagarna när verksamheten överlåts. Ditt nya aktiebolag tar alltså automatiskt över dessa rättigheter och skyldigheter, förutsatt att det rör sig om en och samma verksamhet. Enligt det fjärde stycket i samma paragraf har dock arbetstagare som inte samtycker till att deras anställningsavtal överlåts en rätt att motsätta sig detta. Det kan därför rekommenderas att du frågar dina anställda om de samtycker till att deras anställningar flyttas över till aktiebolaget. Om någon anställd inte skulle samtycka kan du behöva säga upp den personen på grund av arbetsbrist.
Viktigt att tänka på är också att du kan vara skyldig att förhandla med fackförbunden som har kollektivavtal på arbetsplatsen. Enligt 11 § i lagen om medbestämmande i arbetslivet har du som arbetsgivare alltid en skyldighet att initiera förhandlingar med facket innan du beslutar om viktigare förändringar av verksamheten. Ett byte av företagsform skulle kunna vara en viktigare förändring av verksamheten beroende på i vilken grad företagets verksamhet kommer att struktureras om. Vad gäller kollektivavtalen i sig följer dessa med när verksamheten överlåts från den enskilda firman till aktiebolaget (se 28 § lagen om medbestämmande i arbetslivet). Aktiebolaget fortsätter alltså att vara bunden av samma kollektivavtal som den enskilda firman.
Slutligen ska du komma ihåg att registrera det nya aktiebolaget som arbetsgivare. I samband med att du avvecklar den enskilda firman ska du också avregistrera denna som arbetsgivare.
12. Vad händer skattemässigt?
Som ovan nämnts kan du överlåta sådant som finns i den enskilda firman till det skattemässiga värdet, vilket normalt är lägre än det värde som tillgångarna har på marknaden. På så sätt undviker du direkta skattekonsekvenser av överlåtelsen. Normalt behöver du betala så kallat uttagsbeskattning när du för egen del tar ut tillgångar ur företaget till ett pris under marknadsvärdet, enligt reglerna i 22 kap. inkomstskattelagen.
Byte av företagsform utgör dock ett undantag från reglerna om uttagsbeskattning, vilket gör att du slipper uttagsbeskattning förutsatt bland annat att hela verksamheten eller en hel verksamhetsgren övergår till aktiebolaget, att aktiebolaget kommer betala skatt i Sverige samt att aktiebolaget har kvalificerade aktier. Ett aktiebolag har kvalificerade aktier om aktieägaren eller någon närstående själv är verksam i betydande omfattning i företaget. Vad gäller moms är överlåtelsen momsfri, mer information om detta finns på Skatteverkets hemsida.
13. Kan Enkla Juridik hjälpa mig ombilda från enskild firma till aktiebolag?
Att byta företagsform är inte helt okomplicerat rent juridiskt, och det är därför en god idé att anlita en skicklig jurist som kan vägleda dig genom ombildningen och se till att allt går rätt till. Enkla Juridik har erfarna affärsjurister som gärna hjälper dig med ditt byte av företagsform. Exempelvis kan du få hjälp med de frågor som uppstår när man startar ett nytt aktiebolag. såsom att skriva bolagsordning och aktieägaravtal.
Enkla Juridik kan också hjälpa till med juridiska frågor kring själva bytet i sig, som att skriva inkråmsöverlåtelseavtal och att utvärdera de avtal som företaget är part till för att se hur de kan föras över till aktiebolaget på korrekt sätt. Det finns också många viktiga skatterättsliga aspekter att ta hänsyn till för att bytet av företagsform inte ska medföra negativa skattemässiga konsekvenser. Enkla Juridiks erfarna skattejurister hjälper gärna till med rådgivning kring hur du genomför ett byte av företagsform på så skattemässigt förmånligt sätt som möjligt. Varmt välkommen att höra av dig på 020 – 89 95 96, eller genom kontaktformuläret nedan, för en kostnadsfri första kontakt gällande ditt ärende.
Denna text uppdaterades senast 2022-04-25. Hänsyn har tagits till lagstiftning och praxis som var gällande detta datum.
